利用郵件合并功能自動(dòng)發(fā)送工資條教程

【方法一：】

日常工作中，發(fā)放工資條是個(gè)較為繁瑣的事情，且紙質(zhì)工資條保密性較差，雖然很多公司已經(jīng)上了ERP、OA，但如需集成工資條發(fā)送功能，其開(kāi)發(fā)費(fèi)用也不菲，少則幾萬(wàn)，多則數(shù)十萬(wàn)。本文通俗易懂，簡(jiǎn)單易學(xué)，著重介紹了word的郵件合并功能，結(jié)合excel、outlook的使用，使人事、財(cái)務(wù)人員快速掌握自動(dòng)發(fā)送工資條的方法，極大地提高了工作效率。該方法也可用于自動(dòng)發(fā)送請(qǐng)柬、賀卡，請(qǐng)廣大讀者自行研究。本文所用軟件均為office系列2003版。

一、用excel制作工資表

首先用excel做一張工資表，假如做一張非常簡(jiǎn)單的工資表如下（記得一定要有郵箱一列，否則一會(huì)兒就沒(méi)辦法發(fā)郵件了）：

做好后，存為《11月工資表》。

二、用word執(zhí)行郵件合并

打開(kāi)word，選擇工具——信函與郵件——郵件合并。

（1）這時(shí)右側(cè)會(huì)出現(xiàn)提示操作“選擇文檔類(lèi)型”。因?yàn)橐�發(fā)郵件的，所以這里我們選擇“電子郵件”，然后點(diǎn)擊下一步：正在啟用文檔。

（2）出現(xiàn)“選擇開(kāi)始的文檔”，我們選“使用當(dāng)前文檔”，然后點(diǎn)擊“下一步：選擇收件人”。

（3)出現(xiàn)“選擇收件人”。我們選“使用現(xiàn)有列表”，選“瀏覽”，我們可以把剛才做的excel文檔“11月工資表”導(dǎo)入進(jìn)來(lái)。然后點(diǎn)擊“下一步：撰寫(xiě)電子郵件”。

（4）這時(shí)出現(xiàn)“撰寫(xiě)電子郵件”。

A．我們先不要管它，先到word文檔里面寫(xiě)上要給大家發(fā)的郵件。比如象下面這樣寫(xiě)（注意這個(gè)是直接寫(xiě)到當(dāng)前的word文檔里面的）

感謝您對(duì)本公司做出的貢獻(xiàn)和努力。現(xiàn)向您發(fā)送07年11月的工資條。本月您的工資明細(xì)為：

應(yīng)發(fā)合計(jì)：

扣稅額：

實(shí)發(fā)合計(jì)：

B．這樣一個(gè)簡(jiǎn)單的工資郵件就寫(xiě)好了。然后回到“撰寫(xiě)電子郵件”，插入我們需要的內(nèi)容。在“撰寫(xiě)電子郵件”中選擇“其他項(xiàng)目”，出現(xiàn)對(duì)話(huà)框“插入合并域”。下面有幾列：

F1

F2

F3

F4

F5

其實(shí)這里面的F1-5對(duì)應(yīng)的就分別是員工的姓名、應(yīng)發(fā)合計(jì)、扣稅額、實(shí)發(fā)合計(jì)和電子郵件。理解這點(diǎn)很重要，因?yàn)槔斫膺@個(gè)我們才知道要把他們插到哪里去。

C、把F1插入到“感謝您對(duì)本公司做出的貢獻(xiàn)和努力”前面，F2插到“應(yīng)發(fā)合計(jì)：”后面

F3插到“扣稅額：”后面

F4插到“實(shí)發(fā)合計(jì)：”后面，

word文檔變成下面的樣子：

F1感謝您對(duì)本公司做出的貢獻(xiàn)和努力。現(xiàn)向您發(fā)送07年11月的工資條。本月您的工資明細(xì)為：

應(yīng)發(fā)合計(jì)：F2

扣稅額：F3

實(shí)發(fā)合計(jì)：F4

（5）到這里，我們的文件主體就算完成了。選擇“下一步：預(yù)覽電子郵件”。就可以看到：

1感謝您對(duì)本公司做出的貢獻(xiàn)和努力。現(xiàn)向您發(fā)送07年11月的工資條。本月您的工資明細(xì)為：

應(yīng)發(fā)合計(jì)：1000

扣稅額：100

實(shí)發(fā)合計(jì)：900

『此狀態(tài)下，電子郵件預(yù)覽時(shí)，小數(shù)點(diǎn)后顯示十幾位，故需作如下處理：

點(diǎn)擊右鍵（注意鼠標(biāo)放在數(shù)字上），選擇“切換域代碼”

出現(xiàn)如下頁(yè)面：

實(shí)發(fā)合計(jì)： 2865.5100000000002

將其改為：

實(shí)發(fā)合計(jì)：

  2865.5100000000002

點(diǎn)擊右鍵，再次點(diǎn)擊“切換域代碼”，并點(diǎn)擊“更新域”，出現(xiàn)如下頁(yè)面：

實(shí)發(fā)合計(jì)： 2865.51』

（6）選擇”下一步：完成合并“，出現(xiàn)”完成合并“，點(diǎn)擊”電子郵件“，出現(xiàn)“合并電子郵件對(duì)話(huà)框”，在“收件人”里選擇“F5”（注意，因?yàn)槲覀儼央娮余]件放在了第5列，所以選擇F5，具體要根據(jù)你做的工資表結(jié)構(gòu)，看電子郵件是哪一列來(lái)定）；在“主題行”里寫(xiě)“11月工資條”（這個(gè)就是你發(fā)給大家的郵件的題目），格式隨自己需要選，然后選擇確定。

三、outlook執(zhí)行郵件發(fā)送

這樣工資條就被發(fā)到每個(gè)人的郵箱里面去咯。

不過(guò)有個(gè)前提，你平時(shí)用outlook發(fā)郵件。如果用的別的，估計(jì)還要調(diào)整一下，這個(gè)就問(wèn)更專(zhuān)業(yè)一點(diǎn)的人吧，我其實(shí)也是個(gè)電腦盲，嘿嘿。

如果你不需要發(fā)郵件，只是想打印出每個(gè)人的工資條，那就在“選擇文檔類(lèi)型時(shí)”選“信函”就可以了。最后就可以打印出每個(gè)人的紙質(zhì)工資條。

【方法二：】

郵件合并是WORD的一個(gè)很實(shí)用的功能。此功能可以利用WORD設(shè)計(jì)固定的格式，取特定的數(shù)據(jù)源（實(shí)際是數(shù)據(jù)庫(kù)文件），按每條數(shù)據(jù)生成一份固定格式的WORD文件，例如工資條53個(gè)人，利用郵件合并功能可以自動(dòng)生成53個(gè)含對(duì)應(yīng)信息的53個(gè)WORD文件。同時(shí)結(jié)合OUTLOOK就可以實(shí)現(xiàn)將工資單的每條記錄（當(dāng)然是按人了）發(fā)到對(duì)應(yīng)人的電子郵箱，這樣既簡(jiǎn)單，保密性又好，可以解除很多朋友此類(lèi)問(wèn)題的煩惱。（經(jīng)常在論壇上看到，工資條如何加密啊，如何只讓每個(gè)人看到自己的信息等等.......實(shí)際上EXCEL不管如何加密，大家都有破解的強(qiáng)大動(dòng)力，利用EXCEL加密功能處理此類(lèi)問(wèn)題可以說(shuō)是不可取的.)

       郵件合并功能其實(shí)很簡(jiǎn)單，看我示范：

1、啟動(dòng)WORD，新建文件，設(shè)計(jì)工資條通知的格式，我的例子是超精簡(jiǎn)的，大家看得明白就可以了，俺做的效果是這樣的：

    您09年3月工資明細(xì)如下：
     姓名：
     應(yīng)發(fā)：
     實(shí)發(fā)：

2、打開(kāi)數(shù)據(jù)源，如果找不到此菜單，就在WORD的菜單 工具---信函與郵件   勾選“顯示郵件合并工具欄”  

 

3、把工資條信息鏈接到WORD里

   3.1  打開(kāi)數(shù)據(jù)源

        點(diǎn)擊“打開(kāi)數(shù)據(jù)源”， 找到存放工資表EXCEL文件所在的文件夾，選取此文件，和工資表對(duì)應(yīng)的表頁(yè)，然后 “ 打開(kāi) ”；這樣就建立了WORD的數(shù)據(jù)源的數(shù)據(jù)鏈接關(guān)系了；

   3.2  將工資的明細(xì)信息插入到對(duì)應(yīng)的位置
     點(diǎn)擊“插入域” 分別選取 姓名、應(yīng)發(fā) 、實(shí)發(fā) 插入到對(duì)應(yīng)位置，效果如下：

        您09年3月工資如下表：
        姓名：«姓名»
        應(yīng)發(fā)：«應(yīng)發(fā)» 
        實(shí)發(fā)：«實(shí)發(fā)»   

         或者是這種效果：（這是有個(gè)“查看合并數(shù)據(jù)”的切換鍵，一種是查看合并數(shù)據(jù)，如上表效果，是書(shū)名號(hào)括著字段，«姓名»；或者是按條查看信息，就是顯示字段的值：如： 姓名：姓名1；

     您09年3月工資如下表：
     姓名：姓名1
     應(yīng)發(fā)：111 
     實(shí)發(fā)：111     

       這時(shí) 同時(shí)可以看到     這可以看到WORD總共取了多少條記錄，可以檢查下，看取得數(shù)據(jù)源有沒(méi)有問(wèn)題。

    這樣數(shù)據(jù)鏈接就取好了，可以通過(guò)上面的條目框框，向前查，向后查，也可以查看某條具體的信息了。

  4、  發(fā)送郵件
   
       點(diǎn)擊“合并到電子郵件”，會(huì)出現(xiàn)一個(gè)對(duì)話(huà)框，填入收件人，選取EXCEL文件的郵箱地址（示例里是空的，實(shí)際運(yùn)用時(shí)時(shí)需要先填好的），然后加上郵件標(biāo)題，默認(rèn)的全部記錄，點(diǎn)發(fā)送，所有的記錄就會(huì)按照郵箱地址分別發(fā)到各人的郵箱里了。

     好了，這樣就完成了。由于此功能是只發(fā)送了各人自己的信息，就不存在泄密問(wèn)題了，實(shí)際操作可以說(shuō)是很簡(jiǎn)單的。



附：

1、WORD取值的小數(shù)位問(wèn)題（借用purpledragoon的）：

一般做工資條使用EXCEL的數(shù)據(jù)來(lái)源，匯總金額有時(shí)數(shù)值不整除，這時(shí)可用右鍵點(diǎn)擊數(shù)據(jù)，
選擇“切換域代碼”顯示：{ MERGEFIELD "工資" }，
增加格式設(shè)置“ \#0.00” 變更結(jié)果：{ MERGEFIELD "工資"\#0.00 } （說(shuō)明：小數(shù)值為兩位）
再次右鍵選擇“切換域代碼”返回?cái)?shù)據(jù)顯示，（說(shuō)明：這時(shí)數(shù)據(jù)還沒(méi)有變化）
點(diǎn)郵件合并工具欄上下記錄鍵變更一下，數(shù)據(jù)就根據(jù)設(shè)定改變了！